Boekhouding eenmanszaak: wat je bijhoudt en wat je uitbesteedt

Als zelfstandige met een eenmanszaak ben je juridisch en fiscaal één met je onderneming. Je houdt je cijfers bij, doet je btw-aangiftes en geeft elk jaar je winst aan. Hieronder lees je in gewone taal wat daarbij hoort en wat je kan overlaten aan een boekhouder.

Is boekhouding verplicht voor een eenmanszaak?

Ja. Een eenmanszaak moet een boekhouding voeren. De regels staan in het Wetboek van economisch recht (boek III, artikels III.82 tot III.95) en in het koninklijk besluit van 21 oktober 2018. Een boekhouder is niet verplicht. Je mag je boekhouding zelf bijhouden, zolang ze regelmatig en correct is.

Wat is een vereenvoudigde boekhouding en wat houd je bij?

Een eenmanszaak met een omzet tot 500.000 euro (excl. btw) mag een vereenvoudigde boekhouding voeren. Daarboven is een dubbele boekhouding verplicht. De vereenvoudigde boekhouding bestaat uit:

• een financieel dagboek met je bankverrichtingen en kasbewegingen;
• een aankoopboek met je aankoopfacturen;
• een verkoopboek met je verkoopfacturen;
• jaarlijks een inventarisboek, en een jaarrekening zonder vormvereisten en zonder publicatieplicht.

Wat je aan een boekhouder doorgeeft: je aankoop- en verkoopfacturen, je bankuittreksels, kasbewijzen en contracten of leningen. Hoe sneller en volledig je stukken aanlevert, hoe goedkoper en rustiger de samenwerking verloopt.

Btw voor je eenmanszaak

Wat je met btw moet doen, hangt van je omzet en je activiteit af.

• Vrijstelling voor kleine ondernemingen. Blijft je jaaromzet onder 25.000 euro (excl. btw), dan kan je de vrijstellingsregeling gebruiken. Je rekent dan geen btw aan en dient geen periodieke btw-aangifte in. Wel moet je jaarlijks uiterlijk op 31 maart een klantenlisting indienen. Overschrijd je de drempel met hoogstens 10%, dan behoud je de regeling dat jaar en verlies je ze het jaar erna.
• Niet iedereen kan de vrijstelling gebruiken. Voor werk in onroerende staat, kassaplichtige horeca en de levering van oude materialen geldt ze niet.
• Aangekondigd. De drempel zou vanaf 2027 met 1.000 euro per jaar stijgen, van 26.000 euro in 2027 tot 30.000 euro in 2031. Controleer de actuele drempel bij de FOD Financiën voor je ervan uitgaat.
• Btw-aangifte. Ben je btw-plichtig, dan dien je in principe maandelijks een aangifte in. Driemaandelijks mag bij een omzet tot 2.500.000 euro (voor bepaalde producten zoals mineraalolie, gsm's, computers en motorvoertuigen tot 250.000 euro). Je dient de aangifte online in via Intervat.

Personenbelasting: de winst van je eenmanszaak

De winst van een eenmanszaak is beroepsinkomen in de personenbelasting. In principe dien je elk jaar een aangifte in, tenzij je een vereenvoudigd voorstel krijgt. Je kan tijdens het jaar voorafbetalingen doen, waarvoor je een bonificatie krijgt. Voor inkomsten uit 2026 zijn de data 10 april, 10 juli, 12 oktober en 21 december 2026, met een nieuwe vijfde periode tot 22 februari 2027. Deze data wijzigen jaarlijks, controleer ze bij de FOD Financiën.

Sociale bijdragen als zelfstandige

Als zelfstandige betaal je elk kwartaal bijdragen aan een sociaal verzekeringsfonds, uiterlijk op de laatste dag van het kwartaal. Je voorlopige bijdragen zijn gebaseerd op je inkomen van drie jaar eerder, met een eindafrekening achteraf. De bedragen voor 2026:

• Tarief: 20,50% op je inkomen tot 75.024,54 euro en 14,16% tot 110.562,42 euro.
• Hoofdberoep: minimaal 890,42 euro per kwartaal (459,82 euro in de kwartalen van een primostarter) en maximaal 5.103,05 euro, exclusief beheerskosten van het fonds.
• Bijberoep: geen bijdrage als je inkomen onder 1.922,16 euro blijft, daarboven minimaal 98,51 euro per kwartaal.

Je bent in bijberoep als je naast je zaak voor een werkgever werkt, meestal minstens halftijds als werknemer of ambtenaar, of een vervangingsinkomen krijgt, zoals een werkloosheidsuitkering of brugpensioen. De precieze voorwaarden verschillen per situatie, bijvoorbeeld voor leerkrachten, interims en ziekte-uitkeringen. Anders ben je in hoofdberoep. Vanaf een inkomen van 17.374,08 euro (2026) betaal je ook in bijberoep dezelfde sociale bijdragen als in hoofdberoep. Je btw-regels zijn in beide gevallen dezelfde. Lees meer bij boekhouder voor bijberoep. Kantoren op deze site werken ook voor bijberoep.

Starten als zelfstandige met een eenmanszaak

1. Schrijf je in in de KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen) via een erkend ondernemingsloket. Je krijgt een ondernemingsnummer. De inschrijving kost bij Partena sinds 1 maart 2026 111,50 euro, andere loketten kunnen een ander tarief hanteren.
2. Vraag je btw-nummer aan voor je start, als je btw-plichtig bent.
3. Sluit aan bij een sociaal verzekeringsfonds en daarna bij een ziekenfonds.

De inschrijving in de KBO moet uiterlijk op je startdag in orde zijn. Veel kantoren hebben een aanbod voor starters. Wil je de formaliteiten liever niet zelf regelen? LeadService, de uitgever van deze site, doet dat voor je: zie diensten voor eenmanszaken of lees wat een boekhouder voor starters doet.

E-facturatie (Peppol): verplicht sinds 2026

Sinds 1 januari 2026 moeten facturen tussen Belgische btw-plichtigen als gestructureerde e-factuur verlopen, via het Peppol-netwerk. Een pdf per mail volstaat niet meer. Facturen aan particulieren vallen er niet onder, maar je moet wel e-facturen van je leveranciers kunnen ontvangen.

• Ook kleine ondernemingen onder de btw-vrijstelling vallen onder de plicht. Alleen wie uitsluitend btw-vrijgestelde handelingen doet (artikel 44) en forfaitaire btw-plichtigen hoeven niet te verzenden.
• De boetes bedragen 1.500 euro voor een eerste overtreding, 3.000 euro voor een tweede en 5.000 euro voor een volgende.
• De algemene tolerantieperiode is voorbij.

Vraag aan elke boekhouder hoe zij met Peppol omgaan, en of je factureert via je eigen software of via hun platform.

Stoppen met je eenmanszaak: wat moet je regelen?

Stop je met je eenmanszaak, dan moet je een aantal dingen regelen bij verschillende instanties:

• KBO: je inschrijving laten schrappen via een erkend ondernemingsloket. Dat kost 111,50 euro per vestigingseenheid (tarief 2026) en levert een attest van schrapping op.
• Btw: je btw-nummer stopzetten met formulier 604C, binnen één maand. Dat kan zelf via MyMinfin, via je boekhouder of via een ondernemingsloket.
• Sociaal verzekeringsfonds en ziekenfonds: de stopzetting melden binnen 15 dagen, met het attest van schrapping.
• Documenten bewaren: boeken en facturen voor de btw bewaar je zeven jaar.

Wie dat liever laat regelen, kan terecht bij eenmanszaakstopzetten.be, een dienst van de makers van deze site. Die doet de KBO-doorhaling, de btw-stopzetting en de melding aan het fonds online, maar geeft geen boekhoudkundig of fiscaal advies en verwittigt je ziekenfonds niet. Meer over de aanpak en de kosten staat bij diensten voor eenmanszaken.

Zelf doen of uitbesteden?

Beide kunnen. Wat voor jou past, hangt af van je tijd, je zin om je in de regels te verdiepen en de omvang van je administratie.

Zelf doen past meestal bij een kleine, eenvoudige eenmanszaak met weinig facturen en iemand die graag met cijfers werkt. Uitbesteden loont vaak als je btw-plichtig bent, veel facturen hebt, net start of liever je tijd aan klanten besteedt. Een tussenvorm bestaat ook: je boekt zelf en een boekhouder controleert en doet je aangiftes.

Klaar om te kiezen? Bekijk de kantoren, lees de complete gids of laat ons meezoeken.

Dit is algemene informatie en geen fiscaal of juridisch advies. Regels, drempels en bedragen veranderen. Controleer ze bij de FOD Financiën, de FOD Economie, je sociaal verzekeringsfonds of een boekhouder. De cijfers hierboven zijn nagekeken op 30 oktober 2026.